Положение о служебных командировках
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение служебных командировках Работников (далее - Положение) является локальным нормативным актом Акционерного общества «Электротехмаш» и разработано в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (ст. ст. 8, 164–168 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления Работников в служебные командировки» в ред. от 29.07.2021).
1.2. Настоящее Положение регулирует порядок направления Работников Акционерного общества «Электротехмаш» (далее – Общество) в служебные командировки, а также определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
1.3. В настоящем положении используются следующие понятия:
- Работник - физическое лицо, с которым Работодатель заключил трудовой договор, за исключением лиц, выполняющих работы или оказывающих Работодателю услуги по заключенным в письменном виде договорам гражданско-правового характера.
- Работодатель – Акционерное общество «Электротехмаш».
- Служебная командировка (далее также - командировка) - поездка Работника по письменному приказу Работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
- Местная командировка – поездка Работника по поручению Работодателя на определенный срок для выполнения служебных обязанностей в пределах населенного пункта, в котором расположено место постоянной работы.
- Место постоянной работы (командирующая организация) - место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы Работника.
- Расходы, связанные с командировкой, - расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и иные произведенные Работником с разрешения или ведома Работодателя затраты, относящиеся к служебной командировке.
- Авансовый отчет - документ об израсходованных Работником в связи с командировкой денежных суммах. Составляется по форме, утвержденной учетной политикой Общества (на основании формы № АО-1, рекомендованной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
- Денежный аванс - денежные средства, которые выдаются Работнику до дня его выезда в служебную командировку на оплату расходов, связанных с командировкой, а также суммы, предоставляемые ему при продлении срока служебной командировки.
1.4. Не признаются служебной командировкой служебные поездки Работников, постоянная работа которых согласно условиям их трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
1.5. Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий Работников Общества:
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1);
- Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).
1.6. Направление в служебную командировку следующих категорий Работников Общества допускается только при определенных условиях:
- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, - если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Гарантия, предусмотренная в ч. 2 ст. 259 ТК РФ, предоставляется также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунам детей указанного возраста, другим лицам, воспитывающим детей в возрасте до пяти лет без матери, работникам, имеющим детей-инвалидов, попечителям детей-инвалидов и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1);
- Работников-инвалидов - если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
- Работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, - если командировка не выпадает на период проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации");
- Работников в период действия ученического договора - если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).
1.7. В период нахождения в служебной командировке на Работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными актами организации, индивидуального предпринимателя, в которую (к которому) он командирован.
2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
2.1. В целях направления Работника в служебную командировку руководитель подразделения, в котором работает командируемый Работник, составляет на имя генерального директора Общества заявку на командирование (приложение №1), в которой указываются:
- Ф.И.О. и должность Работника;
- наименование организации (организаций), страна, город куда командируется Работник;
- срок командировки;
- цель командировки (содержание служебного поручения);
- ориентировочная смета на командировку.
2.2. Завизированная генеральным директором заявка на командирование подлежит передаче в отдел кадров Общества не позднее чем за одну неделю до начала командировки.
2.3. Ответственный Работник, являющийся в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором и приказом Работодателя ответственным за оформление кадровых документов и ведение журнала учета Работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, после получения заявки на командирование, указанной в п. 2.1 Положения, должен сделать следующее:
- в случае направления в командировку Работника, относящегося к категориям лиц, перечисленным в абз. 2 п. 1.6 Положения, уведомить его о том, что он вправе отказаться от командировки, и запросить его письменное согласие на направление в командировку;
- подготовить проект приказа о направлении Работника в командировку и передать его на подпись генеральному директору Общества;
- ознакомить командируемого Работника с приказом о направлении в командировку не позднее чем за четыре рабочих дня до начала командировки;
- оформить привлечение командируемого Работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. 113 ТК РФ, если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо Работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день;
- передать копии приказа о направлении Работника в командировку и заявки на командирование в бухгалтерию не позднее чем за четыре рабочих дня до начала командировки;
- внести сведения об убытии Работника в командировку в журнал учета Работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
2.4. На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер составляет предварительную смету расходов, связанных с командировкой, и согласовывает ее с главным бухгалтером. После согласования смета передается руководителю организации на утверждение.
2.5. Бухгалтерия общества не позднее чем за два рабочих дня до дня начала командировки выдает командируемому Работнику под отчет по расходному кассовому ордеру денежные средства (денежный аванс) на основании заявления данного Работника, завизированного руководителем организации, и предварительной сметы в соответствии с разделом 7 настоящего Положения.
2.6. По заявлению Работника допускается выдача денежного аванса не через кассу Общества, а путем перечисления денежных средств на его зарплатную банковскую карту.
2.7. По возвращении из командировки Работник в течение трех рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах.
2.8. Авансовый отчет (форма № АО-1) сдается в бухгалтерию с приложением следующих документов:
- документа о найме жилого помещения;
- документов на проезд (в том числе посадочных талонов), страхование и других документов, подтверждающих произведенные Работником с разрешения или ведома работодателя расходы в связи со служебной командировкой.
2.9. Бухгалтер после получения от Работника документов, перечисленных в п. 2.6 Положения:
- проверяет авансовый отчет и все приложенные к нему документы;
- проверенный авансовый отчет передает на утверждение генеральному директору или уполномоченному на утверждение отчета лицу.
2.10.После утверждения авансового отчета бухгалтер производит окончательный расчет с Работником по денежному авансу на командировочные расходы, полученному перед отъездом в командировку.
2.11.Остаток неиспользованного аванса Работник сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается Работнику по расходному кассовому ордеру через кассу либо путем перечисления денежных средств на его зарплатную банковскую карту.
3. СРОК СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
3.1. Срок командировки и режим выполнения Работником служебного поручения в период командировки определяет руководитель подразделения, в котором работает командируемый Работник, по согласованию с генеральным директором Общества. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможность его выполнения в пределах установленной Работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.
3.2. В срок командировки входят время нахождения в пути (включая время вынужденной задержки в пути) и время пребывания в месте командирования (включая выходные и нерабочие праздничные дни, период нетрудоспособности командированного Работника).
3.3. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (днем приезда из командировки) считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее - последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится место постоянной работы командированного, день отъезда в командировку (день приезда из командировки) определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.
3.4. Срок пребывания Работника в служебной командировке указывается в заявке на командирование, предусмотренной п. 2.1 Положения, а также приказе о направлении Работника в командировку.
3.5. Фактический срок пребывания Работника в месте командировки определяется по проездным документам, которые он должен представить по возвращении.
3.6. Если к месту командирования и (или) обратно к месту работы он следовал на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в командировке необходимо указать в служебной записке. Такая записка представляется Работником работодателю по прибытии из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
3.7. Вопрос о явке Работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем.
3.8. В течение срока командировки (включая день отъезда, день приезда и время нахождения в пути) за Работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за все дни командировки по графику его работы в Обществе.
4. ПРОДЛЕНИЕ СРОКА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
4.1. В случае производственной необходимости в целях выполнения служебного поручения срок служебной командировки может быть продлен по распоряжению генерального директора Общества.
4.2. Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный Работник, пишет на имя генерального директора Общества служебную записку о необходимости продления срока служебной командировки, указывая:
- Ф.И.О. и должность командированного Работника;
- место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);
- основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);
- причину продления служебной командировки;
- срок, на который необходимо продлить командировку.
4.3. Завизированная генеральным директором Общества служебная записка подлежит оперативной передаче в администрацию Общества.
4.4. Работник, который в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях продления служебной командировки должен сделать следующее:
- в случае если командированный Работник относится к одной из категорий лиц, перечисленных в абзаце 2 п. 1.7 Положения, запросить его согласие на продление командировки;
- на основании завизированной генеральным директором Общества служебной записки, указанной в п. 4.1 Положения, подготовить проект приказа о продлении срока командировки и передать его на подпись генеральному директору Общества;
- ознакомить командированного Работника с подписанным приказом о продлении срока командировки и передать копию этого приказа в бухгалтерию.
4.5. Если при продлении срока командировки Работнику потребуются денежные средства для оплаты проезда (при невозможности обменять купленный ранее билет) и найма (продления найма) жилого помещения, бухгалтер должен перевести Работнику денежный аванс на основании приказа о продлении срока командировки и заявления Работника о необходимости денежного перевода для оплаты указанных расходов. Заявление Работника должно быть согласовано с руководителем организации (по факсу, электронной почте). Размер денежного аванса в этом случае определяется в соответствии с разд. 7 Положения.
4.6. Денежный аванс переводится на зарплатную банковскую карту Работника или почтовым переводом.
5. ОТЗЫВ РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
5.1. В случае производственной необходимости Работник может быть отозван из служебной командировки по распоряжению генерального директора Общества.
Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный Работник, пишет на имя генерального директора Общества служебную записку о необходимости отзыва Работника из служебной командировки, указывая:
-Ф.И.О. и должность командированного Работника;
-место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);
-основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);
-причину отзыва из служебной командировки;
-дату, с которой необходимо отозвать Работника из служебной командировки.
Завизированная генеральным директором Общества служебная записка подлежит оперативной передаче в отдел кадров Общества.
5.2.Работник, который в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях отзыва Работника из служебной командировки должен сделать следующее:
-на основании завизированной генеральным директором Общества служебной записки, указанной в п. 5.1 Положения, подготовить проект приказа об отзыве Работника из командировки и передать его на подпись генеральному директору Общества;
-ознакомить командированного Работника с подписанным приказом об отзыве из командировки. Передать копию этого приказа в бухгалтерию.
5.3.Если в случае отзыва из служебной командировки Работнику потребуются денежные средства для оплаты проезда (при невозможности обменять купленный ранее билет), ему должен быть переведен денежный аванс на основании приказа об отзыве из командировки и заявления Работника о необходимости денежного перевода для оплаты проезда. Размер денежного аванса определяется в соответствии с разд. 7 Положения.
5.4.Денежный аванс переводится на зарплатную банковскую карту Работника или почтовым переводом.
6. ГАРАНТИИ РАБОТНИКУ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
6.1. При направлении в служебную командировку Работнику предоставляются гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления Работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Указанные расходы возмещаются в порядке и размерах, установленных разд. 7 Положения.
6.2.В случае временной нетрудоспособности во время командировки Работнику при представлении им листка временной нетрудоспособности:
-возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденный листком нетрудоспособности (кроме случаев нахождения Работника на стационарном лечении);
-выплачиваются суточные за дни временной нетрудоспособности, подтвержденные листком нетрудоспособности;
-выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
6.3.В случаях производственной необходимости командированный Работник может быть привлечен Работодателем к выполнению служебного поручения:
-за пределами установленной продолжительности его рабочего времени в порядке, определенном ст. 99 ТК РФ (исключение - командированные Работники, которым в соответствии с условиями их трудовых договоров установлен ненормированный рабочий день);
-в ночное время в порядке, установленном ст. 96 ТК РФ;
-в выходные и нерабочие праздничные в порядке, установленном ст. 113 ТК РФ.
6.4.Привлечение командированного Работника к работе за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, а также в ночное время, в выходные и праздничные дни оформляется отдельным приказом Работодателя. Работодатель ведет учет продолжительности такой работы.
6.5.Труд командированного Работника, привлеченного к выполнению служебного поручения за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, оплачивается по правилам ст. 152 ТК РФ, а в случае привлечения к работе в ночное время и выходные и нерабочие праздничные дни - по правилам ст. ст. 154 и 153 ТК РФ соответственно.
7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ
7.1.Работнику при направлении в служебную командировку возмещаются расходы, предусмотренные ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
7.2.Возмещению подлежат фактически произведённые и документально подтверждённые расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного поручения.
7.3.Расходы, не относящиеся к обязательным (проезд, проживание), подлежат предварительному письменному согласованию с Работодателем.
7.4.В случае отсутствия предварительного согласования обязательные расходы на проезд и проживание подлежат возмещению при условии их обоснованности и документального подтверждения.
7.5.Расходы на проезд:
7.5.1.Работнику возмещаются фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проезд к месту командировки и обратно.
7.5.2.Возмещению подлежит стоимость проезда:
-железнодорожным транспортом в купейном вагоне;
-воздушным транспортом в салоне экономического класса;
-автомобильным транспортом общего пользования.
7.5.3.Приобретение билетов более высокой категории допускается при наличии предварительного письменного согласования Работодателя либо при отсутствии билетов соответствующей категории, что подтверждается документально.
7.5.4.Расходы на такси возмещаются при наличии документального подтверждения и в следующих случаях:
-отсутствие общественного транспорта;
-необходимость проезда к аэропорту, вокзалу или иному транспортному узлу за пределами населённого пункта;
-служебная необходимость;
-иные объективные обстоятельства, исключающие возможность использования общественного транспорта.
7.5.5.В качестве подтверждающих документов принимаются билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, электронные билеты, электронные чеки и иные документы в соответствии с законодательством РФ.
7.5.6.При отсутствии подтверждающих документов расходы на проезд не возмещаются, за исключением случаев, когда невозможность представления документов подтверждена объективными обстоятельствами.
7.6.Расходы на проживание:
7.6.1.Работнику возмещаются фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проживание.
7.6.2.Размещение осуществляется в одноместном стандартном номере гостиницы эконом-класса.
7.6.3.Предельный размер возмещения расходов на проживание составляет:
-по территории Российской Федерации не более 4 000 рублей в сутки;
-при заграничных командировках не более 70 долларов США в сутки.
7.6.4.В случае превышения указанных лимитов расходы подлежат возмещению при наличии предварительного письменного согласования Работодателя либо документально подтверждённой невозможности размещения в пределах установленного лимита.
7.6.5.Расходы на повышенную категорию номера возмещаются только при наличии письменного согласования Работодателя либо отсутствии иных вариантов размещения.
7.6.6.Не подлежат возмещению расходы на дополнительные услуги гостиницы, не связанные непосредственно с проживанием (мини-бар, питание в номер, СПА, фитнес, прачечная и иные сервисные услуги).
7.6.7.Расходы на проживание не возмещаются:
-при однодневной командировке;
-при наличии возможности ежедневного возвращения Работника к месту постоянного проживания по решению Работодателя;
-при предоставлении бесплатного жилья принимающей стороной.
7.7.Суточные:
7.7.1.Суточные устанавливаются в размере:
-700 рублей - при командировках по территории Российской Федерации;
-2 500 рублей - при заграничных командировках.
7.7.2.Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая:
-выходные и нерабочие праздничные дни;
-дни нахождения в пути;
-дни временной нетрудоспособности.
7.7.3.Суточные не выплачиваются при однодневной командировке и при ежедневном возвращении Работника к месту постоянного проживания.
7.8.Возмещению подлежат иные расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного поручения, при условии их предварительного письменного согласования с Работодателем и документального подтверждения.
7.9.Не подлежат возмещению:
-расходы на питание (за исключением суточных);
-расходы на алкогольную продукцию;
-представительские расходы;
-штрафы и пени;
-личные расходы Работника.
7.10.Остаток денежных средств подлежит возврату Работником в кассу Общества либо перечислению на расчётный счёт в течение трёх рабочих дней после утверждения авансового отчёта, но не позднее десяти рабочих дней со дня возвращения из командировки.
7.11.В случае невозврата остатка средств Работодатель вправе произвести удержание из заработной платы Работника в порядке, установленном ст. 137–138 ТК РФ.
7.12.Выдача денежных средств под отчёт для последующей командировки допускается только при условии полного отчёта по ранее выданным авансам.
8. МЕСТНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
8.1. Работник убывает в местную командировку согласно поручению (распоряжению) генерального директора и/или своего непосредственного руководителя для выполнения своих должностных обязанностей либо участия в запланированных Обществом и сторонними организациями мероприятий: совещаний, заседаний, курсов повышения квалификации, обучения и т.д.
8.2. В оставшееся после местной командировки рабочее время Работник обязан находиться на рабочем месте и исполнять должностные обязанности.
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Положение распространяется на всех Работников Общества, включая Работников его обособленных структурных подразделений.
9.2. Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и вводится приказом по Обществу, действует до его отмены приказом генерального директора или до введения нового Положения о служебных командировках.
9.3. Все Работники Общества должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
9.4. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора. Изменения вступают в силу с момента подписания соответствующего приказа.
1.1. Настоящее Положение служебных командировках Работников (далее - Положение) является локальным нормативным актом Акционерного общества «Электротехмаш» и разработано в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (ст. ст. 8, 164–168 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления Работников в служебные командировки» в ред. от 29.07.2021).
1.2. Настоящее Положение регулирует порядок направления Работников Акционерного общества «Электротехмаш» (далее – Общество) в служебные командировки, а также определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
1.3. В настоящем положении используются следующие понятия:
- Работник - физическое лицо, с которым Работодатель заключил трудовой договор, за исключением лиц, выполняющих работы или оказывающих Работодателю услуги по заключенным в письменном виде договорам гражданско-правового характера.
- Работодатель – Акционерное общество «Электротехмаш».
- Служебная командировка (далее также - командировка) - поездка Работника по письменному приказу Работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
- Местная командировка – поездка Работника по поручению Работодателя на определенный срок для выполнения служебных обязанностей в пределах населенного пункта, в котором расположено место постоянной работы.
- Место постоянной работы (командирующая организация) - место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы Работника.
- Расходы, связанные с командировкой, - расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и иные произведенные Работником с разрешения или ведома Работодателя затраты, относящиеся к служебной командировке.
- Авансовый отчет - документ об израсходованных Работником в связи с командировкой денежных суммах. Составляется по форме, утвержденной учетной политикой Общества (на основании формы № АО-1, рекомендованной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
- Денежный аванс - денежные средства, которые выдаются Работнику до дня его выезда в служебную командировку на оплату расходов, связанных с командировкой, а также суммы, предоставляемые ему при продлении срока служебной командировки.
1.4. Не признаются служебной командировкой служебные поездки Работников, постоянная работа которых согласно условиям их трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
1.5. Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий Работников Общества:
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1);
- Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).
1.6. Направление в служебную командировку следующих категорий Работников Общества допускается только при определенных условиях:
- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, - если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Гарантия, предусмотренная в ч. 2 ст. 259 ТК РФ, предоставляется также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунам детей указанного возраста, другим лицам, воспитывающим детей в возрасте до пяти лет без матери, работникам, имеющим детей-инвалидов, попечителям детей-инвалидов и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1);
- Работников-инвалидов - если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
- Работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, - если командировка не выпадает на период проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации");
- Работников в период действия ученического договора - если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).
1.7. В период нахождения в служебной командировке на Работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными актами организации, индивидуального предпринимателя, в которую (к которому) он командирован.
2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
2.1. В целях направления Работника в служебную командировку руководитель подразделения, в котором работает командируемый Работник, составляет на имя генерального директора Общества заявку на командирование (приложение №1), в которой указываются:
- Ф.И.О. и должность Работника;
- наименование организации (организаций), страна, город куда командируется Работник;
- срок командировки;
- цель командировки (содержание служебного поручения);
- ориентировочная смета на командировку.
2.2. Завизированная генеральным директором заявка на командирование подлежит передаче в отдел кадров Общества не позднее чем за одну неделю до начала командировки.
2.3. Ответственный Работник, являющийся в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором и приказом Работодателя ответственным за оформление кадровых документов и ведение журнала учета Работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, после получения заявки на командирование, указанной в п. 2.1 Положения, должен сделать следующее:
- в случае направления в командировку Работника, относящегося к категориям лиц, перечисленным в абз. 2 п. 1.6 Положения, уведомить его о том, что он вправе отказаться от командировки, и запросить его письменное согласие на направление в командировку;
- подготовить проект приказа о направлении Работника в командировку и передать его на подпись генеральному директору Общества;
- ознакомить командируемого Работника с приказом о направлении в командировку не позднее чем за четыре рабочих дня до начала командировки;
- оформить привлечение командируемого Работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. 113 ТК РФ, если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо Работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день;
- передать копии приказа о направлении Работника в командировку и заявки на командирование в бухгалтерию не позднее чем за четыре рабочих дня до начала командировки;
- внести сведения об убытии Работника в командировку в журнал учета Работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
2.4. На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер составляет предварительную смету расходов, связанных с командировкой, и согласовывает ее с главным бухгалтером. После согласования смета передается руководителю организации на утверждение.
2.5. Бухгалтерия общества не позднее чем за два рабочих дня до дня начала командировки выдает командируемому Работнику под отчет по расходному кассовому ордеру денежные средства (денежный аванс) на основании заявления данного Работника, завизированного руководителем организации, и предварительной сметы в соответствии с разделом 7 настоящего Положения.
2.6. По заявлению Работника допускается выдача денежного аванса не через кассу Общества, а путем перечисления денежных средств на его зарплатную банковскую карту.
2.7. По возвращении из командировки Работник в течение трех рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах.
2.8. Авансовый отчет (форма № АО-1) сдается в бухгалтерию с приложением следующих документов:
- документа о найме жилого помещения;
- документов на проезд (в том числе посадочных талонов), страхование и других документов, подтверждающих произведенные Работником с разрешения или ведома работодателя расходы в связи со служебной командировкой.
2.9. Бухгалтер после получения от Работника документов, перечисленных в п. 2.6 Положения:
- проверяет авансовый отчет и все приложенные к нему документы;
- проверенный авансовый отчет передает на утверждение генеральному директору или уполномоченному на утверждение отчета лицу.
2.10.После утверждения авансового отчета бухгалтер производит окончательный расчет с Работником по денежному авансу на командировочные расходы, полученному перед отъездом в командировку.
2.11.Остаток неиспользованного аванса Работник сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается Работнику по расходному кассовому ордеру через кассу либо путем перечисления денежных средств на его зарплатную банковскую карту.
3. СРОК СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
3.1. Срок командировки и режим выполнения Работником служебного поручения в период командировки определяет руководитель подразделения, в котором работает командируемый Работник, по согласованию с генеральным директором Общества. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможность его выполнения в пределах установленной Работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.
3.2. В срок командировки входят время нахождения в пути (включая время вынужденной задержки в пути) и время пребывания в месте командирования (включая выходные и нерабочие праздничные дни, период нетрудоспособности командированного Работника).
3.3. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (днем приезда из командировки) считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее - последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится место постоянной работы командированного, день отъезда в командировку (день приезда из командировки) определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.
3.4. Срок пребывания Работника в служебной командировке указывается в заявке на командирование, предусмотренной п. 2.1 Положения, а также приказе о направлении Работника в командировку.
3.5. Фактический срок пребывания Работника в месте командировки определяется по проездным документам, которые он должен представить по возвращении.
3.6. Если к месту командирования и (или) обратно к месту работы он следовал на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в командировке необходимо указать в служебной записке. Такая записка представляется Работником работодателю по прибытии из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
3.7. Вопрос о явке Работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем.
3.8. В течение срока командировки (включая день отъезда, день приезда и время нахождения в пути) за Работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за все дни командировки по графику его работы в Обществе.
4. ПРОДЛЕНИЕ СРОКА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
4.1. В случае производственной необходимости в целях выполнения служебного поручения срок служебной командировки может быть продлен по распоряжению генерального директора Общества.
4.2. Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный Работник, пишет на имя генерального директора Общества служебную записку о необходимости продления срока служебной командировки, указывая:
- Ф.И.О. и должность командированного Работника;
- место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);
- основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);
- причину продления служебной командировки;
- срок, на который необходимо продлить командировку.
4.3. Завизированная генеральным директором Общества служебная записка подлежит оперативной передаче в администрацию Общества.
4.4. Работник, который в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях продления служебной командировки должен сделать следующее:
- в случае если командированный Работник относится к одной из категорий лиц, перечисленных в абзаце 2 п. 1.7 Положения, запросить его согласие на продление командировки;
- на основании завизированной генеральным директором Общества служебной записки, указанной в п. 4.1 Положения, подготовить проект приказа о продлении срока командировки и передать его на подпись генеральному директору Общества;
- ознакомить командированного Работника с подписанным приказом о продлении срока командировки и передать копию этого приказа в бухгалтерию.
4.5. Если при продлении срока командировки Работнику потребуются денежные средства для оплаты проезда (при невозможности обменять купленный ранее билет) и найма (продления найма) жилого помещения, бухгалтер должен перевести Работнику денежный аванс на основании приказа о продлении срока командировки и заявления Работника о необходимости денежного перевода для оплаты указанных расходов. Заявление Работника должно быть согласовано с руководителем организации (по факсу, электронной почте). Размер денежного аванса в этом случае определяется в соответствии с разд. 7 Положения.
4.6. Денежный аванс переводится на зарплатную банковскую карту Работника или почтовым переводом.
5. ОТЗЫВ РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
5.1. В случае производственной необходимости Работник может быть отозван из служебной командировки по распоряжению генерального директора Общества.
Для этого руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный Работник, пишет на имя генерального директора Общества служебную записку о необходимости отзыва Работника из служебной командировки, указывая:
-Ф.И.О. и должность командированного Работника;
-место командирования (наименование принимающей стороны и населенный пункт);
-основание служебной командировки (реквизиты приказа о командировке);
-причину отзыва из служебной командировки;
-дату, с которой необходимо отозвать Работника из служебной командировки.
Завизированная генеральным директором Общества служебная записка подлежит оперативной передаче в отдел кадров Общества.
5.2.Работник, который в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором является ответственным за оформление кадровых документов, в целях отзыва Работника из служебной командировки должен сделать следующее:
-на основании завизированной генеральным директором Общества служебной записки, указанной в п. 5.1 Положения, подготовить проект приказа об отзыве Работника из командировки и передать его на подпись генеральному директору Общества;
-ознакомить командированного Работника с подписанным приказом об отзыве из командировки. Передать копию этого приказа в бухгалтерию.
5.3.Если в случае отзыва из служебной командировки Работнику потребуются денежные средства для оплаты проезда (при невозможности обменять купленный ранее билет), ему должен быть переведен денежный аванс на основании приказа об отзыве из командировки и заявления Работника о необходимости денежного перевода для оплаты проезда. Размер денежного аванса определяется в соответствии с разд. 7 Положения.
5.4.Денежный аванс переводится на зарплатную банковскую карту Работника или почтовым переводом.
6. ГАРАНТИИ РАБОТНИКУ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
6.1. При направлении в служебную командировку Работнику предоставляются гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления Работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Указанные расходы возмещаются в порядке и размерах, установленных разд. 7 Положения.
6.2.В случае временной нетрудоспособности во время командировки Работнику при представлении им листка временной нетрудоспособности:
-возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденный листком нетрудоспособности (кроме случаев нахождения Работника на стационарном лечении);
-выплачиваются суточные за дни временной нетрудоспособности, подтвержденные листком нетрудоспособности;
-выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
6.3.В случаях производственной необходимости командированный Работник может быть привлечен Работодателем к выполнению служебного поручения:
-за пределами установленной продолжительности его рабочего времени в порядке, определенном ст. 99 ТК РФ (исключение - командированные Работники, которым в соответствии с условиями их трудовых договоров установлен ненормированный рабочий день);
-в ночное время в порядке, установленном ст. 96 ТК РФ;
-в выходные и нерабочие праздничные в порядке, установленном ст. 113 ТК РФ.
6.4.Привлечение командированного Работника к работе за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, а также в ночное время, в выходные и праздничные дни оформляется отдельным приказом Работодателя. Работодатель ведет учет продолжительности такой работы.
6.5.Труд командированного Работника, привлеченного к выполнению служебного поручения за пределами установленной продолжительности его рабочего времени, оплачивается по правилам ст. 152 ТК РФ, а в случае привлечения к работе в ночное время и выходные и нерабочие праздничные дни - по правилам ст. ст. 154 и 153 ТК РФ соответственно.
7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ
7.1.Работнику при направлении в служебную командировку возмещаются расходы, предусмотренные ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
7.2.Возмещению подлежат фактически произведённые и документально подтверждённые расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного поручения.
7.3.Расходы, не относящиеся к обязательным (проезд, проживание), подлежат предварительному письменному согласованию с Работодателем.
7.4.В случае отсутствия предварительного согласования обязательные расходы на проезд и проживание подлежат возмещению при условии их обоснованности и документального подтверждения.
7.5.Расходы на проезд:
7.5.1.Работнику возмещаются фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проезд к месту командировки и обратно.
7.5.2.Возмещению подлежит стоимость проезда:
-железнодорожным транспортом в купейном вагоне;
-воздушным транспортом в салоне экономического класса;
-автомобильным транспортом общего пользования.
7.5.3.Приобретение билетов более высокой категории допускается при наличии предварительного письменного согласования Работодателя либо при отсутствии билетов соответствующей категории, что подтверждается документально.
7.5.4.Расходы на такси возмещаются при наличии документального подтверждения и в следующих случаях:
-отсутствие общественного транспорта;
-необходимость проезда к аэропорту, вокзалу или иному транспортному узлу за пределами населённого пункта;
-служебная необходимость;
-иные объективные обстоятельства, исключающие возможность использования общественного транспорта.
7.5.5.В качестве подтверждающих документов принимаются билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, электронные билеты, электронные чеки и иные документы в соответствии с законодательством РФ.
7.5.6.При отсутствии подтверждающих документов расходы на проезд не возмещаются, за исключением случаев, когда невозможность представления документов подтверждена объективными обстоятельствами.
7.6.Расходы на проживание:
7.6.1.Работнику возмещаются фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проживание.
7.6.2.Размещение осуществляется в одноместном стандартном номере гостиницы эконом-класса.
7.6.3.Предельный размер возмещения расходов на проживание составляет:
-по территории Российской Федерации не более 4 000 рублей в сутки;
-при заграничных командировках не более 70 долларов США в сутки.
7.6.4.В случае превышения указанных лимитов расходы подлежат возмещению при наличии предварительного письменного согласования Работодателя либо документально подтверждённой невозможности размещения в пределах установленного лимита.
7.6.5.Расходы на повышенную категорию номера возмещаются только при наличии письменного согласования Работодателя либо отсутствии иных вариантов размещения.
7.6.6.Не подлежат возмещению расходы на дополнительные услуги гостиницы, не связанные непосредственно с проживанием (мини-бар, питание в номер, СПА, фитнес, прачечная и иные сервисные услуги).
7.6.7.Расходы на проживание не возмещаются:
-при однодневной командировке;
-при наличии возможности ежедневного возвращения Работника к месту постоянного проживания по решению Работодателя;
-при предоставлении бесплатного жилья принимающей стороной.
7.7.Суточные:
7.7.1.Суточные устанавливаются в размере:
-700 рублей - при командировках по территории Российской Федерации;
-2 500 рублей - при заграничных командировках.
7.7.2.Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая:
-выходные и нерабочие праздничные дни;
-дни нахождения в пути;
-дни временной нетрудоспособности.
7.7.3.Суточные не выплачиваются при однодневной командировке и при ежедневном возвращении Работника к месту постоянного проживания.
7.8.Возмещению подлежат иные расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного поручения, при условии их предварительного письменного согласования с Работодателем и документального подтверждения.
7.9.Не подлежат возмещению:
-расходы на питание (за исключением суточных);
-расходы на алкогольную продукцию;
-представительские расходы;
-штрафы и пени;
-личные расходы Работника.
7.10.Остаток денежных средств подлежит возврату Работником в кассу Общества либо перечислению на расчётный счёт в течение трёх рабочих дней после утверждения авансового отчёта, но не позднее десяти рабочих дней со дня возвращения из командировки.
7.11.В случае невозврата остатка средств Работодатель вправе произвести удержание из заработной платы Работника в порядке, установленном ст. 137–138 ТК РФ.
7.12.Выдача денежных средств под отчёт для последующей командировки допускается только при условии полного отчёта по ранее выданным авансам.
8. МЕСТНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
8.1. Работник убывает в местную командировку согласно поручению (распоряжению) генерального директора и/или своего непосредственного руководителя для выполнения своих должностных обязанностей либо участия в запланированных Обществом и сторонними организациями мероприятий: совещаний, заседаний, курсов повышения квалификации, обучения и т.д.
8.2. В оставшееся после местной командировки рабочее время Работник обязан находиться на рабочем месте и исполнять должностные обязанности.
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Положение распространяется на всех Работников Общества, включая Работников его обособленных структурных подразделений.
9.2. Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и вводится приказом по Обществу, действует до его отмены приказом генерального директора или до введения нового Положения о служебных командировках.
9.3. Все Работники Общества должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
9.4. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора. Изменения вступают в силу с момента подписания соответствующего приказа.